Student Service & International Office (m/f/d) (70%-100%)

Du möchtest Studierende aktiv begleiten, internationale Perspektiven fördern und das Campusleben mitgestalten? Dann werde Teil unseres Teams und übernimm eine zentrale Rolle im Student Services & International Office der XU.

Student Services & Campus Life

• Zentrale Anlaufstelle für Studierende bei organisatorischen und studienbezogenen Anliegen

• Steuerung administrativer Prozesse, insbesondere Immatrikulation, Exmatrikulation sowie Vertrags- und Beendigungsmanagement

• Organisation und Koordination der Summer- und Winter-Intakes, Semester Kick-offs und Welcome-back-Formate

• Konzeption, Planung und Umsetzung von studentischen Events wie Academic After Hours, Campus-Events, Partys und Messebesuche

• Organisation der Graduation Ceremony sowie weiterer Campus-Highlights

• Enge Zusammenarbeit mit dem Student Council und internen Fachabteilungen

• Aktive Weiterentwicklung des Campuslebens und der Eventformate

International Office & Mobility (Outgoing)

• Beratung und Unterstützung von eingeschriebenen Studierenden bei der Planung und Organisation eines Auslandssemesters

• Koordination der Outgoing-Mobility in Zusammenarbeit mit Partnerhochschulen

• Organisation von Informationsveranstaltungen und Briefings zum Thema Auslandssemester

Organization & Budget

• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Prozesse

• Pflege relevanter Daten, Inhalte und Webpages

• Verantwortung für Budgetplanung, Kostenkontrolle und effizienten Ressourceneinsatz, insbesondere im Veranstaltungsbereich

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium, idealerweise im Bereich Bildungsmanagement, International Office, Eventmanagement, Verwaltung oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung im Hochschul-, Bildungs- oder internationalen Umfeld von Vorteil
• Freude an der Arbeit mit Studierenden sowie ein ausgeprägtes Service- und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hohe interkulturelle Kompetenz, Empathie und Sensibilität im Umgang mit unterschiedlichen Bedürfnissen
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber Studierenden, Kolleg:innen und externen Partnern
• Interesse an Eventorganisation, Community Building und internationalem Austausch
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office; Offenheit für digitale Tools und Prozessoptimierungen

• Eine vielseitige und sinnstiftende Position mit großem Gestaltungsspielraum und hoher Sichtbarkeit
• Die Möglichkeit, das studentische Erlebnis aktiv mitzugestalten und echten Impact zu schaffen
• Ein internationales, diverses und dynamisches Hochschulumfeld
• Enge Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen
• Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsstrukturen
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung im Hochschul- und Internationalisierungsumfeld
• Regelmäßige Campus-Events, Networking-Möglichkeiten und ein lebendiges Arbeitsumfeld